De 5 beste tips om je mailbox de baas te worden

De 5 beste tips om je mailbox de baas te worden

E-mail is een handig communicatiemiddel.

De meesten van ons kunnen en willen er op de werkplek niet zonder. Maar doordat e-mail nog vaak verkeerd wordt gebruikt, lijden we massaal aan overstromende inboxen, met gebrek aan overzicht, stress en onrust tot gevolg.

In dit artikel vind je de 5 beste tips om je mailbox de baas te worden:

Stuur zelf minder mails

E-mail werkt als een soort vermenigvuldiger. Voor elke verstuurde e-mail krijgen we gemiddeld namelijk 1,4 mails terug: denk aan vragen ter verduidelijking, meningsverschillen, discussies…

E-mail is in veel gevallen niet het meest efficiënte communicatiemiddel. Ingewikkelde, urgente of vertrouwelijke zaken bespreek je beter persoonlijk of tijdens een telefoongesprek. En voor zaken waarbij veel personen betrokken zijn is een overleg met de betrokkenen veel efficiënter. Er kan dan snel over en weer worden gereageerd en beslissingen worden dan gemakkelijker genomen. Het voorkomt een eindeloze ‘wedstrijd e-mail pingpong’.

E-mail is slechts één van de vele manieren van communiceren. Kies daarom steeds bewust wanneer je mailt en wanneer een ander kanaal beter is.

Ben jij je overvolle mailbox zat? Begin er dan vandaag nog mee om zelf minder mails te gaan versturen. Zo zal het aantal mails dat je ontvangt behoorlijk verminderen.

Open je mailbox maximaal 3x per dag

Ben jij de baas of het slaafje van je mailbox? De één bepaalt zelf wanneer hij/ zij met de mail aan de slag gaat, terwijl de ander alles uit de handen laat vallen bij elke nieuwe mail die binnenkomt…

Neem het heft in eigen handen en open je inbox maximaal 3x per dag. Reserveer daarvoor verspreid over de dag 2 á 3 momenten. E-mailafhandeling is gewoon werk: plan e-mailafhandeling dus ook in je agenda en houd je eraan. De mailtjes die je meteen kunt afhandelen, verwerk je direct. Mails waarvoor je meer tijd nodig hebt, zet je op je takenlijst of als aparte taak in je agenda.

Deze manier van werken komt je concentratie ten goede en het zorgt ervoor dat je meer tijd kunt besteden aan je belangrijkste projecten.

Zet je meldingen uit

Heb je je je eigen redenen waarom jouw e-mailprogramma toch de hele dag ‘open’ moet staan? Zet dan in elk geval alle meldingen uit.

In Outlook kies je [Bestand], [Opties], [E-mail] en je haalt vervolgens alle vinkjes weg bij ‘Ontvangst van bericht’ (zie afbeelding). Zo vermijd je de geluidjes, envelopjes of ballonnetjes die je nieuwsgierigheid prikkelen en je uit je concentratie halen bij elke nieuwe mail die je ontvangt.


 

Schrijf je uit

Hoeveel nieuwsbrieven krijg jij wekelijks in je mailbox? Schrijf je uit voor die nieuwbrieven die je toch niet leest, die je nooit hebt aangevraagd of die je niet (meer) interessant vindt. Ongewenste nieuwbrieven belemmeren het overzicht in je mailbox. Daarnaast maken ze je nieuwsgierig waardoor ze steeds weer een stukje van je energie en aandacht opeisen.

Onderaan elke nieuwsbrief zit een knop die je kunt gebruiken om je van de mailinglijst te laten verwijderen (unsubscribe, afmelden, uitschrijven). Maak daar gebruik van; die knop zit er niet voor niets…

Leer de slimme mogelijkheden van je mailprogramma kennen

In het lint van je mailprogramma zijn veel standaard functionaliteiten opgenomen. Bekijk ze eens goed. Hier valt voor veel mensen nog veel gebruiksgemak te halen.

Het gebruik van sneltoetsen is een alternatief voor het werken met de muis. Om RSI-klachten te voorkomen of in de hand te houden raad ik je aan om zo veel mogelijk sneltoetsen te gebruiken. En het werkt ook nog eens een stuk sneller…

Hieronder vind je een drietal snelle en gemakkelijk te onthouden sneltoetsen die je in Outlook kunt gebruiken:

  • met [Ctrl+Shift+M] maak je een nieuwe e-mail
  • met [Ctrl+Shift+A] maak je een nieuwe afspraak
  • met [Ctrl+Shift+V] verplaats je een e-mail gemakkelijk en snel naar een map (met het toetstenbord of de pijltjes scroll je door je mappenlijst tot je de juiste hebt gevonden)

Er zijn natuurlijk heel veel meer sneltoetscombinaties. Begin met het aanleren van 1 of 2 ervan en leer jezelf er daarna stap voor stap meer aan.

Haal de bezem door je mailbox

Houd een grote schoonmaak in je mailbox. Ga met de figuurlijke bezem door al die oude berichtjes, verwijder wat niet meer actueel is en archiveer wat je nog wilt of moet bewaren. Verzamel de mails waarop je nog actie moet nemen en plan hiervoor tijd in.

Het bijhouden van je nieuwe berichten wordt hierna een stuk gemakkelijker.

 

Wil jij je mailbox de baas worden? Laat het me weten, ik help je graag!

Werkplekcoaching intensief

Werkplekcoaching intensief

Wil jij individuele begeleiding op je werkplek om een specifiek onderdeel van je werk te verbeteren met aansluitend voortgangsbegeleiding om je te ondersteunen bij het je eigen maken van je nieuwe werkgewoontes? Dan kies je voor het 4 maandenprogramma werkplekcoaching intensief.

Dit traject bestaat uit 2 dagdelen samen werken aan één bepaald thema, aangevuld met voortgangsgesprekken op je werkplek en telefonische coachingssessies.

Denk hierbij aan:

  • het opbouwen van een goed werkend archief
  • het verbeteren van de inrichting van je werkplek
  • de invoering van een clean desk policy
  • bevordering van efficiënt e-mailgebruik
  • het overdraagbaar maken van je werkzaamheden
  • het verbeteren van je persoonlijke timemanagement

Samen met mij werk je aan het verbeteren van jouw thema en je stelt een persoonlijk actieplan op. Vervolgens help ik je tijdens enkele kortere persoonlijke en telefonische coachingssessies verder op weg om je actieplan te realiseren.

Bel 06-20217508 of mail naar pauline@aanpak.com om een afspraak te maken voor een gratis inventarisatiegesprek.

Terug naar diensten.

Werkplekcoaching basis

Werkplekcoaching basis

Wil jij individuele begeleiding op je werkplek om op gang te komen om een specifiek onderdeel van je werk te verbeteren, en wil je daarna zelf verder op de ingeslagen weg? Dan kies je voor werkplekcoaching basis.

Dit traject bestaat uit 2 dagdelen samen werken aan één van onderstaande thema’s:

  • het opbouwen van een goed werkend archief
  • het verbeteren van de inrichting van je werkplek
  • de invoering van een clean desk policy
  • bevordering van efficiënt e-mailgebruik
  • het overdraagbaar maken van je werkzaamheden
  • het verbeteren van je persoonlijke timemanagement

Je maakt hiermee samen met mij een mooie start, waarna je zelf met behulp van je persoonlijke actieplan de benodigde vervolgstappen zet.

Bel 06-20217508 of mail naar pauline@aanpak.com om een afspraak te maken voor een gratis inventarisatiegesprek.

Terug naar diensten.