Recept van een onproductieve werkdag
Ingrediënten:
- 1 Ongeorganiseerde werkplek
- 1 Overvol hoofd
- 1 Computer
- 1 Smartphone
- 1 Vergeten vergadering
- Losse notities
- Diverse post-its
- Uitpuilende postbakjes
- Stapels papier
- Heel veel ongelezen e-mailberichtjes
- Een mailbox die je direct informeert als er een bericht binnenkomt
- Voicemailberichten
- SMS’jes en appjes
- Werk van collega’s
- Kletspraatjes met collega’s
- Doelloos surfen op het internet
- Online gamen
- Ja zeggen
- Alles zelf doen
- Tijdsdruk en deadlines
- Zoektijd
- Naar smaak multitasken en uitstelgedrag
Bereiding:
- Ga met het overvolle hoofd zitten aan de ongeorganiseerde werkplek. Start de computer op en staar enkele minuten naar de post-its die op de monitor zijn geplakt en de losse notities die verspreid over het werkblad liggen. Raak lichtelijk ontmoedigd maar besluit vandaag niets met de post-its te doen.
- Log in het systeem in en start vervolgens meteen het e-mailprogramma.
- Bekijk ondertussen de stapels papier op je bureau en neem een willekeurig document in handen. Begin het te lezen maar leg het document weer terug als je halverwege bent met lezen.
- Bekijk nu je mailbox, waar de nieuwe berichten zijn binnengestroomd. Lees eerst een nieuwe, grappige e-mail van een vriend. Lees de mail helemaal, open de bijlage, lach je een breuk en vertel de grap aan je collega’s. Stuur vervolgens de mail door aan al je andere collega’s en vrienden. Gebruik hiervoor het CC-veld, zodat iedereen alle e-mailadressen te zien krijgt en met behulp van de optie ‘allen beantwoorden’ zijn of haar reactie aan iedereen kenbaar kan maken.
- Open de volgende e-mail, lees de inhoud en sluit hem weer zonder actie te nemen. Verander de mail weer in ongelezen, omdat je er later nog ‘iets’ mee wilt doen. Bedenk vooral niet wat dat precies zal zijn.
- Verlaat je werkplek om koffie (of thee) te halen. Ontmoet een collega bij het koffiezetapparaat en raak aan de praat (over niet-werkgerelateerde zaken als de voetbalwedstrijd van gisteravond, de ontwikkeling van zijn pasgeboren baby en peuter of over hoe slecht het met het klimaat gesteld is). Neem je koffiekopje mee naar je werkplek en zet het volle kopje naast de lege koffie- en theekopjes van de afgelopen dagen.
- Beantwoord je rinkelende telefoon. Zoek een pen die het doet. Laat bij voorkeur de pennen die het niet meer doen op je bureau liggen en schrijf je aantekeningen van het telefoongesprek op een los blaadje. Leg dit blaadje bovenop in het uitpuilende postbakje.
- Laat je oog vallen op een willekeurig dossier in het midden van de stapel en besluit daarmee aan het werk te gaan. Haal het dossier uit de stapel, laat daarbij de stapel omvallen en raap je papieren van de grond op. Begin daarna het dossier te lezen en laat je zo snel mogelijk afleiden door het belletje van binnenkomende e-mailberichten. Lees de mail direct maar doe er niets mee.
- Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Laat je na 2 minuten onderbreken door een collega die je hulp nodig heeft bij het uitvoeren van zijn werk. Voel je onmisbaar en neem ca. 30 minuten de tijd om je collega te helpen.
- Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Laat je na 3 minuten onderbreken door een piepje van je telefoon: reageer direct op het appje dat je hebt gekregen.
- Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Neem na 4 minuten je smartphone op en luister naar je collega die je vraagt waarom je nog niet bij de vergadering bent. Laat alles op je bureau liggen en haast je naar het overleg. Maak uitgebreid je excuses en laat je collega’s samenvatten wat er tot nu toe is besproken. Check tijdens de vergadering op je smartphone je nieuwe mails en beluister een nieuw voicemailbericht. Zeg JA tegen alle nieuwe taken die aan jou worden voorgelegd. Onthoud de acties die jij moet nemen naar aanleiding van deze vergadering in je overvolle hoofd.
- Ga na de vergadering weer naar je werkplek en surf gedurende minimaal 20 minuten doelloos op het internet. Lunch op je werkplek terwijl je een online game speelt.
- Duik na je lunch weer je mailbox in en werk reactief aan alles wat er van je wordt gevraagd. Vergeet bij het beantwoorden van de e-mails minimaal 1 keer de bijlages bij te voegen. Houd je verder vooral bezig met het werk van anderen. Neem hen hun werk uit handen en houd ze onervaren door ze vooral NIET te leren hoe ze het de volgende keer zelf kunnen doen. Wees behulpzaam en denk vooral niet aan jezelf en je eigen werk.
- Bedenk met het overvolle hoofd aan het eind van de werkdag verschrikt dat het vandaag de deadline voor project ABC is. Ga op je ongeorganiseerde werkplek op zoek naar je aantekeningen over het project. Zoek minimaal 20 minuten voordat je de aantekeningen vindt en merk dan dat er voor jou nog een paar uur werk te verzetten is voordat project ABC af is. Besluit te gaan overwerken. Ga gehaast bezig met je werk en maak daardoor fouten die je later weer moet herstellen.
- Vraag je voordat je ’s avonds laat naar huis vertrekt vertwijfeld af wat je vandaag nou eigenlijk allemaal hebt gedaan en besluit om morgen te proberen meer uit je werkdag te halen!
Herken je dit? Kijk verder op www.aanpak.com hoe ik je kan helpen.