Recept voor een onproductieve werkdag

| 9 mei 2019 | Reacties uitgeschakeld voor Recept voor een onproductieve werkdag

Recept van een onproductieve werkdag

Ingrediënten:

  • 1 Ongeorganiseerde werkplek
  • 1 Overvol hoofd
  • 1 Computer
  • 1 Smartphone
  • 1 Vergeten vergadering
  • Losse notities
  • Diverse post-its
  • Uitpuilende postbakjes
  • Stapels papier
  • Heel veel ongelezen e-mailberichtjes
  • Een mailbox die je direct informeert als er een bericht binnenkomt
  • Voicemailberichten
  • SMS’jes en appjes
  • Werk van collega’s
  • Kletspraatjes met collega’s
  • Doelloos surfen op het internet
  • Online gamen
  • Ja zeggen
  • Alles zelf doen
  • Tijdsdruk en deadlines
  • Zoektijd
  • Naar smaak multitasken en uitstelgedrag

Bereiding:

  1. Ga met het overvolle hoofd zitten aan de ongeorganiseerde werkplek. Start de computer op en staar enkele minuten naar de post-its die op de monitor zijn geplakt en de losse notities die verspreid over het werkblad liggen. Raak lichtelijk ontmoedigd maar besluit vandaag niets met de post-its te doen.
  2. Log in het systeem in en start vervolgens meteen het e-mailprogramma.
  3. Bekijk ondertussen de stapels papier op je bureau en neem een willekeurig document in handen. Begin het te lezen maar leg het document weer terug als je halverwege bent met lezen.
  4. Bekijk nu je mailbox, waar de nieuwe berichten zijn binnengestroomd. Lees eerst een nieuwe, grappige e-mail van een vriend. Lees de mail helemaal, open de bijlage, lach je een breuk en vertel de grap aan je collega’s. Stuur vervolgens de mail door aan al je andere collega’s en vrienden. Gebruik hiervoor het CC-veld, zodat iedereen alle e-mailadressen te zien krijgt en met behulp van de optie ‘allen beantwoorden’ zijn of haar reactie aan iedereen kenbaar kan maken.
  5. Open de volgende e-mail, lees de inhoud en sluit hem weer zonder actie te nemen. Verander de mail weer in ongelezen, omdat je er later nog ‘iets’ mee wilt doen. Bedenk vooral niet wat dat precies zal zijn.
  6. Verlaat je werkplek om koffie (of thee) te halen. Ontmoet een collega bij het koffiezetapparaat en raak aan de praat (over niet-werkgerelateerde zaken als de voetbalwedstrijd van gisteravond, de ontwikkeling van zijn pasgeboren baby en peuter of over hoe slecht het met het klimaat gesteld is). Neem je koffiekopje mee naar je werkplek en zet het volle kopje naast de lege koffie- en theekopjes van de afgelopen dagen.
  7. Beantwoord je rinkelende telefoon. Zoek een pen die het doet. Laat bij voorkeur de pennen die het niet meer doen op je bureau liggen en schrijf je aantekeningen van het telefoongesprek op een los blaadje. Leg dit blaadje bovenop in het uitpuilende postbakje.
  8. Laat je oog vallen op een willekeurig dossier in het midden van de stapel en besluit daarmee aan het werk te gaan. Haal het dossier uit de stapel, laat daarbij de stapel omvallen en raap je papieren van de grond op. Begin daarna het dossier te lezen en laat je zo snel mogelijk afleiden door het belletje van binnenkomende e-mailberichten. Lees de mail direct maar doe er niets mee.
  9. Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Laat je na 2 minuten onderbreken door een collega die je hulp nodig heeft bij het uitvoeren van zijn werk. Voel je onmisbaar en neem ca. 30 minuten de tijd om je collega te helpen.
  10. Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Laat je na 3 minuten onderbreken door een piepje van je telefoon: reageer direct op het appje dat je hebt gekregen.
  11. Begin weer vooraan met het lezen van je dossier. Neem na 4 minuten je smartphone op en luister naar je collega die je vraagt waarom je nog niet bij de vergadering bent. Laat alles op je bureau liggen en haast je naar het overleg. Maak uitgebreid je excuses en laat je collega’s samenvatten wat er tot nu toe is besproken. Check tijdens de vergadering op je smartphone je nieuwe mails en beluister een nieuw voicemailbericht. Zeg JA tegen alle nieuwe taken die aan jou worden voorgelegd. Onthoud de acties die jij moet nemen naar aanleiding van deze vergadering in je overvolle hoofd.
  12. Ga na de vergadering weer naar je werkplek en surf gedurende minimaal 20 minuten doelloos op het internet. Lunch op je werkplek terwijl je een online game speelt.
  13. Duik na je lunch weer je mailbox in en werk reactief aan alles wat er van je wordt gevraagd. Vergeet bij het beantwoorden van de e-mails minimaal 1 keer de bijlages bij te voegen. Houd je verder vooral bezig met het werk van anderen. Neem hen hun werk uit handen en houd ze onervaren door ze vooral NIET te leren hoe ze het de volgende keer zelf kunnen doen. Wees behulpzaam en denk vooral niet aan jezelf en je eigen werk.
  14. Bedenk met het overvolle hoofd aan het eind van de werkdag verschrikt dat het vandaag de deadline voor project ABC is. Ga op je ongeorganiseerde werkplek op zoek naar je aantekeningen over het project. Zoek minimaal 20 minuten voordat je de aantekeningen vindt en merk dan dat er voor jou nog een paar uur werk te verzetten is voordat project ABC af is. Besluit te gaan overwerken. Ga gehaast bezig met je werk en maak daardoor fouten die je later weer moet herstellen.
  15. Vraag je voordat je ’s avonds laat naar huis vertrekt vertwijfeld af wat je vandaag nou eigenlijk allemaal hebt gedaan en besluit om morgen te proberen meer uit je werkdag te halen!

 

Herken je dit? Kijk verder op www.aanpak.com hoe ik je kan helpen.

Category:

Wat stroop met multitasken te maken heeft

| 18 april 2019 | Reacties uitgeschakeld voor Wat stroop met multitasken te maken heeft

Over Stroop en multitasken

Multitasken = 2 of meer verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren.

 

Multitasken, meerdere dingen tegelijkertijd doen; het klinkt lekker dynamisch, snel en efficiënt.

Telefoneren en ondertussen je mail wegwerken. Tijdens een vergadering ook nog even een appgesprek voeren. TV kijken en tegelijkertijd de stukken voor de vergadering van morgen doornemen.

Onderzoek toont echter aan dat multitasken juist helemaal niet helpt om meer werk gedaan te krijgen. Je wordt er niet sneller van en het duurt zelfs langer voordat het werk af is.
En dat geldt ook voor vrouwen!

Waarom multitasken niet werkt

Geconfronteerd met meerdere taken, voert ons brein steeds eerst die taak uit die min of meer vanzelf gaat, de taak waarbij niet ‘nagedacht’ hoeft te worden. Pas daarna wordt de taak uitgevoerd waarvoor meer concentratie of denkwerk nodig is.

Dit wordt ook wel het Stroop-effect genoemd, naar de Amerikaanse psycholoog John Ridley Stroop. Aan het begin van de vorige eeuw publiceerde Stroop een onderzoek, waarin hij proefpersonen eerst de kleuren van een rij kruisjes liet benoemen en vervolgens de kleuren van een rij woorden. Er werd gemeten hoe snel deze taken werden volbracht.

De kleuren van de kruisjes werden moeiteloos en razendsnel benoemd. Het benoemen van de kleuren van de woorden kostte echter veel meer tijd en moeite.

Steeds werden ‘automatisch’ eerst de woorden gelezen, terwijl pas daarna de kleuren werden bekeken en benoemd.

 

Ruim tien jaar geleden liet ik mijn 3 kinderen zo’n test doen. Oudste kon toen al goed lezen, middelste was dit net aan het leren en jongste kon nog niet lezen, maar kende de kleuren al wel. Alleen voor jongste maakte het geen verschil of de kleuren van de woorden of die van de kruisjes moesten worden aangegeven. In een constant tempo benoemde zij probleemloos de kleuren uit beide rijen. Middelste had er iets moeite mee en vergiste zich af en toe. Oudste had er het meeste moeite mee en vergiste zich het meest bij het benoemen van de kleuren van de woorden.

 

1 Uitzondering

Er zijn ook taken die wel goed kunnen worden gecombineerd. Als een van beide taken min of meer vanzelf gaat, kan alle aandacht worden besteed aan de taak waarvoor concentratie en denkwerk nodig is. Tegelijkertijd lopen en telefoneren zal bijvoorbeeld geen problemen opleveren. Zolang we niet over een smal bergweggetje langs een afgrond wandelen of een drukke straat moeten oversteken, hoeven we niet na te denken bij het lopen en kan alle aandacht uitgaan naar het voeren van het telefoongesprek.

Voor alle andere taken geldt, dat ze sneller en beter gedaan worden als ze na elkaar worden uitgevoerd. Rond daarom eerst een taak af voordat je met een andere taak begint. Monotasken heet dat. Dit levert een betere concentratie op, waardoor er minder tijd nodig is om het werk af te krijgen en er minder fouten worden gemaakt.

Toch lekker multitasken?

Opvallend is dat mensen die multitasken zich vaak beter voelen als één van de taken een klus is die zij vervelend vinden. De verklaring hiervoor kan daarin worden gezocht dat de tweede taak als het waren een emotionele beloning is, waardoor het uitvoeren van de vervelende klus op een prettigere, meer ontspannen manier volbracht kan worden.

Als dit voor jou ook zo werkt, prima. Beloon jezelf af en toe op deze manier als dat nodig is om een bepaalde taak toch gedaan te krijgen.

Maar wil jij structureel meer uit je werkdag halen? Realiseer je dan wat multitasken verder met je doet, dat het een improductieve manier van werken is die je niet het best mogelijke resultaat oplevert.

Ik raad je daarom aan om zoveel mogelijk te monotasken. Houd je steeds bezig met slechts één taak en begin pas aan iets anders als je de vorige taak goed hebt afgerond. Dit komt de kwaliteit van je werk ten goede, terwijl je ook minder stress zult ervaren.

Multitask met mate, is mijn advies.

Category:

Haal meer uit je werkdagen met de pomodorotechniek

| 28 maart 2019 | Reacties uitgeschakeld voor Haal meer uit je werkdagen met de pomodorotechniek

Tijdens mijn trainingen en workshops vraag ik altijd naar de grootste tijdlekkages van de deelnemers. Waar lekt hun tijd gedurende de werkdag ongemerkt weg?

Al jaren is het meest gehoorde antwoord: de waan van de dag. Aan het begin van de dag vol goede moed beginnen met allerlei plannen van wat er gedaan moet worden en er aan het eind van de dag gedesillusioneerd achter komen dat het (weer) niet is gelukt. 

De waan van de dag kan zich in allerlei gedaantes aan je voordoen.

Je werkt aan een belangrijk project. Je schiet mooi op, totdat je informatie op het internet moet opzoeken… Je googelt de informatie die je nodig hebt bij elkaar, maar je komt nog veel meer interessants tegen. Je klikt op een link hier, je bekijkt een website daar en zo raak je verstrik in het wereldwijde web. Pas na een hele tijd realiseer je je dat je niet meer met je project bezig bent en dat je je tijd weer eens hebt verlummeld…

Of:

Je bent bezig met het plannen van een vergadering over een project waaraan je werkt, als er een nieuwe mail binnenkomt waarvan het onderwerp je triggert. Je besluit snel even te lezen waarover het precies gaat. Voor je er erg in hebt, is er veel tijd verstreken waarin je wel hebt gereageerd op een heleboel nieuwe mails, maar je vergadering is nog steeds niet gepland…

Dat wil je anders doen.

En het kan ook anders.

Een handig hulpmiddel om je tijdsbesteding beter onder controle te houden is de pomodorotechniek.

In de jaren 80 van de vorige eeuw werd deze techniek ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker om zijn tijd in kleine stukjes te verdelen, zodat hij zich optimaal op zijn studie kon richten. De kookwekker die Francesco hiervoor gebruikte, had de vorm van een tomaat (pomodoro in het Italiaans). Daarom wordt deze techniek de ‘pomodorotechniek’ genoemd.

 

De pomodorotechniek werkt als volgt:

1.    Bepaal welke taak je gaat doen

Kijk op je takenlijst en bepaal wat je vandaag aan het eind van de dag gedaan wilt (moet?) hebben. Kies hiervan één taak uit en zoek een rustige plek op waar je ongestoord kunt werken. Bepaal welke eerste actie je moet uitvoeren om hiermee aan de slag te gaan.

Schakel alle meldingen en andere stoorzenders uit:

  • Sluit je e-mailprogramma af.
  • Zet het geluid van je telefoon op stil, zodat je je niet laat afleiden door de bliepjes en piepjes van de berichtjes die je ontvangt.
  • Doe oortjes in of zet een koptelefoon op als je weet dat er ook anderen in de buurt van jouw werkplek aan het werk zijn. Zo raak je minder snel afgeleid door hun gesprekken. Een koptelefoon is sowieso een extra belemmering voor mensen om je te storen.

 

2.    Zet een kookwekker op 25 minuten en ga aan de slag

(je kunt natuurlijk ook het alarm van je telefoon gebruiken).

Voor sommige mensen werkt het ‘dreigende’ tikken van een kookwekker als extra stimulans, waardoor ze beter de vaart er in kunnen houden en hun concentratie verbetert. Anderen raken alleen maar afgeleid door het constante getik.

Experimenteer hiermee en bepaal voor jezelf wat voor jou het prettigs werkt.

 

3.    Werk gedurende 25 minuten uitsluitend aan de taak die je jezelf hebt gegeven

Laat je niet afleiden van je werk. Open op je computer alleen de documenten die je nodig hebt voor je taak. Heb je voor het uitvoeren van je taak informatie nodig uit je e-mail? Sluit dan -voordat je aan je taak begint- het verzenden/ ontvangen van e-mail tijdelijk af (en zet dit weer aan zodra je klaar bent met je pomodoro’s!).

 

4.    Stop zodra de wekker gaat

Neem een pauze van 5 minuten en drink wat koffie, thee of water of eet een stuk fruit en strek je benen.

 

5.    Bepaal na 5 minuten of je verder wilt (moet?) gaan met je taak

Als dat zo is, begin je weer bij punt 1.

Nadat je vier keer 25 minuten aan een taak hebt besteedt, gun je jezelf een langere pauze. Ga uit van een kwartier tot een half uur.

 

Om deze techniek optimaal voor jou te laten werken kun je ook experimenteren met de tijden uit de pomodoromethode. Ga hiermee door totdat je de tijden hebt gevonden die voor jou het beste werken.

Om meer uit je werkdag te halen, is het toepassen van de pomodorotechniek een superhandig hulpmiddel. Ten eerste dwingt het je om na te denken over je belangrijkste bezigheden en daarnaast helpt het je om daaraan meer geconcentreerd te werken, waardoor je minder fouten maakt en meer werk gedaan krijgt.

 

Category:

Werkplekcoaching intensief

| 30 december 2012 | Reacties uitgeschakeld voor Werkplekcoaching intensief

Werkplekcoaching intensief

Wil jij individuele begeleiding op je werkplek om een specifiek onderdeel van je werk te verbeteren met aansluitend voortgangsbegeleiding om je te ondersteunen bij het je eigen maken van je nieuwe werkgewoontes? Dan kies je voor het 4 maandenprogramma werkplekcoaching intensief.

Dit traject bestaat uit 2 dagdelen samen werken aan één bepaald thema, aangevuld met voortgangsgesprekken op je werkplek en telefonische coachingssessies.

Denk hierbij aan:

  • het opbouwen van een goed werkend archief
  • het verbeteren van de inrichting van je werkplek
  • de invoering van een clean desk policy
  • bevordering van efficiënt e-mailgebruik
  • het overdraagbaar maken van je werkzaamheden
  • het verbeteren van je persoonlijke timemanagement

Samen met mij werk je aan het verbeteren van jouw thema en je stelt een persoonlijk actieplan op. Vervolgens help ik je tijdens enkele kortere persoonlijke en telefonische coachingssessies verder op weg om je actieplan te realiseren.

Bel 06-20217508 of mail naar pauline@aanpak.com om een afspraak te maken voor een gratis inventarisatiegesprek.

Terug naar diensten.

Category:

Werkplekcoaching basis

| 30 december 2012 | Reacties uitgeschakeld voor Werkplekcoaching basis

Werkplekcoaching basis

Wil jij individuele begeleiding op je werkplek om op gang te komen om een specifiek onderdeel van je werk te verbeteren, en wil je daarna zelf verder op de ingeslagen weg? Dan kies je voor werkplekcoaching basis.

Dit traject bestaat uit 2 dagdelen samen werken aan één van onderstaande thema’s:

  • het opbouwen van een goed werkend archief
  • het verbeteren van de inrichting van je werkplek
  • de invoering van een clean desk policy
  • bevordering van efficiënt e-mailgebruik
  • het overdraagbaar maken van je werkzaamheden
  • het verbeteren van je persoonlijke timemanagement

Je maakt hiermee samen met mij een mooie start, waarna je zelf met behulp van je persoonlijke actieplan de benodigde vervolgstappen zet.

Bel 06-20217508 of mail naar pauline@aanpak.com om een afspraak te maken voor een gratis inventarisatiegesprek.

Terug naar diensten.

Category: