Slimmer e-mailen? Mail parels!

Om medewerkers tegen hun mail te beschermen heeft een aantal Duitse bedrijven, waaronder BMW, Daimler en Volkswagen, er bewust voor gekozen om e-mail buiten kantooruren onmogelijk te maken.

Frankrijk heeft zelfs een wet die het versturen van e-mail buiten kantooruren verbiedt voor bedrijven met meer dan 50 werknemers.

Alhoewel het velen een verademing lijkt minder te (kunnen) mailen en niet dagelijks bedolven te worden onder al die mailtjes, kunnen (willen?) de meeste mensen toch niet zonder dit communicatiemiddel.

Rigoureuze maatregelen zoals in Duitsland en Frankrijk zullen in Nederland niet direct worden doorgevoerd, maar dat veel mensen het gevoel hebben dat ze een veel te groot deel van hun werkdag besteden aan het verwerken van e-mail kan niet worden ontkend. De gemiddelde kantoormedewerker besteedt maar liefst de helft van de werkdag aan het afhandelen van e-mail. Als je je dan nog bedenkt dat de meeste mensen hun werk net zo goed, of zelfs beter, doen als zij minder tijd aan e-mail besteden, dan zul je begrijpen dat je er veel mee kunt winnen als je het aantal e-mails in je mailbox weet te verminderen.

Onder het motto ‘verbeter de wereld, begin bij jezelf’ krijg je van mij hieronder een zestal tips, waarmee je je e-mail beter onder controle krijgt. Je hebt zelf namelijk meer invloed op de inhoud van je mailbox dan je in eerste instantie misschien denkt. Om een groot deel van de e-mails die dagelijks in je mailbox belanden, heb je zelf –direct of indirect- gevraagd.

Het aantal berichten dat je ontvangt zal verminderen en de inhoud van die berichten zal korter en duidelijker worden, zodra je onderstaande tips gaat toepassen op de e-mailberichten die je zelf verstuurt.

Prima opmaak

Geef je uitgaande e-mails een overzichtelijke opmaak en opbouw. Zorg ervoor dat de ontvanger in één oogopslag kan zien wat er van hem/ haar wordt verwacht. Maak het de ontvanger altijd zo gemakkelijk mogelijk.

Actuele feiten

Dit lijkt misschien een open deur, maar e-mails met achterhaalde, foute of onvolledige informatie veroorzaken een stroom van onnodige e-mailreacties (en de bijbehorende frustratie en irritatie).

Relatie met je werk

Houd zakelijke e-mails zakelijk. Kies er bewust voor om niet uit te wijden over koetjes en kalfjes. Bedenk dat het jou tijd kost alles op te schrijven (en onderschat die tijd niet!), terwijl je lezer tijd verliest bij het lezen ervan.

Eenvoudig taalgebruik

Geef in heldere taal aan wat je wilt of wat je verwacht van de ander. Formuleer zodanig dat je bedoeling voor slechts 1 uitleg vatbaar is. Zo voorkom je misverstanden en onduidelijkheden die weer leiden tot allerlei mailtjes ter verheldering van je bedoeling of je vraag.

Lengte maximaal 10 regels

Hoe langer een e-mail is, hoe slechter deze wordt gelezen en hoe meer onduidelijkheden er ontstaan. Probeer daarom je boodschap in maximaal 10 regels te verpakken. To-the-point formuleren dwingt je ook goed na te denken over de kern van je boodschap: wat wil je precies bereiken?

Stop na 1 onderwerp

Beperk je per e-mail tot 1 onderwerp. Hoe meer onderwerpen er in een e-mailbericht worden behandeld, hoe minder antwoorden je krijgt.

De eerste letters van bovenstaande tips vormen samen het acroniem PARELS. Maak vanaf nu van al je uitgaande e-mails PARELS en sta stil voordat je een e-mail schrijft en verstuurt.

Ik kan je nog veel meer e-mailtips geven en jij kent er vast ook nog de nodige. Ik vind het leuk als je jouw ideeën met me deelt.