Werkstress: 7 oorzaken mét oplossingen

Werkstress: 7 oorzaken mét oplossingen

Ervaar jij stress op je werk? En zo ja, ervaar je dat dan als positief of als negatief?

Zolang drukke en rustige tijden elkaar afwisselen, vinden de meeste mensen het wel prettig om stress te ervaren: die spanning geeft hen het gevoel dat ze leven.

Het is dan ook goed om af en toe korte tijd stress te ervaren. Dat zorgt namelijk voor een adrenalinestoot en die maakt je alert en zorgt ervoor dat je beter kunt focussen op je werk.

Stress wordt echter een probleem, als je dag in dag uit onder spanning staat en je niet bij machte bent om die situatie te veranderen. Langdurig stress ervaren is ongezond, want het zorgt voor verminderd werkplezier, het tast je energiereserves aan, het leidt tot verminderde concentratie, tot vergeetachtigheid en tot tal van lichamelijke klachten.

Het is dus belangrijk tussen kortdurende en langdurige stress de juiste balans te vinden en te behouden.

Als ik mijn klanten vraag waardoor zij werkstress ervaren, is er een aantal antwoorden dat ik steeds weer hoor.

Hieronder deel ik er 7 met je, mét mogelijke oplossingen.

1. Werkdruk

Veel mensen ervaren werkdruk door de eisen die er in hun werk aan hen worden gesteld en dat zorgt voor stress. Ze werken onder tijdsdruk doordat er te veel werk moet worden verricht, doordat de kwaliteit die moet worden geleverd voor hen te hoog is of doordat onduidelijk is wat er precies van hen wordt verwacht.

Oplossingen

Te veel werk hebben, is een vaag begrip

Om echt helder te krijgen waaraan jij je tijd besteedt, raad ik je aan om enkele weken (!) nauwkeurig een logboek bij te houden van je tijdsbesteding.

Analyseer de uitkomsten goed; het zorgt voor inzicht: besteed je wel voldoende tijd aan de prioriteiten in je werk en wat zijn je meest tijdrovende taken? Dit inzicht kun je gebruiken om je werk voortaan beter te plannen en om bewustere beslissingen te nemen over je tijdsbesteding. En natuurlijk kun je het ook gebruiken om jouw gevoelens van werkdruk bespreekbaar te maken binnen je organisatie.

Overwerken

Veel mensen vinden af en toe overwerken om hun werk af te krijgen geen probleem. Zolang overwerken maar niet structureel wordt, zolang het niet ten koste gaat van belangrijke privéafspraken en het hen niet verplicht wordt.

Trek aan de bel als overwerken structureel dreigt te worden.

Helder inzicht krijgen in verwachtingen

Het is ontzettend vervelend als je veel van je schaarse tijd aan een taak hebt besteed, om er vervolgens achter te komen dat er sprake is van een misverstand waardoor je het verkeerde hebt gedaan.
En je dus opnieuw aan de slag moet….
En het werk ‘gisteren’ klaar moet zijn….

Zorg er altijd voor dat het je duidelijk is wat er precies van je wordt verwacht: hoe concreter, hoe beter. Wanneer is degene voor wie je het werk uitvoert tevreden? Aan welke eisen of voorwaarden moet je werk voldoen? Hoe ziet dat eruit?

Zodra je hierover duidelijkheid hebt, kun je bepalen of -en zo ja hoe en wanneer- je dit kunt realiseren.

Nee zeggen tegen bepaalde werkzaamheden of collega’s

Dat betekent dat je hen teleur gaat stellen in hun verwachtingen van jou. Mensen teleur stellen is niet leuk, want we willen graag dat anderen positief over ons denken. Dat is goed voor ons zelfbeeld. Maar je eigen grenzen aangeven, opkomen voor je eigen belangen is óók goed voor je zelfbeeld. Vraag je eens af hoe erg het écht is, dat je niet (meer) aan de irreële verwachtingen van anderen voldoet…

 

2. E-mail

Ook de grote aantallen mails die dagelijks worden ontvangen, waaronder veel CC’s, zorgen voor veel stress. Het wordt als lastig ervaren de keuze te maken wat als eerste aandacht moet krijgen. Daarnaast leidt onduidelijk of ingewikkeld taalgebruik tot veel stress. Het wordt als heel vervelend ervaren als niet duidelijk is wat er wordt bedoeld of verwacht en er grote lappen tekst moeten worden doorgeploegd om de kern van een boodschap te achterhalen.

Oplossingen

Verstuur zelf minder mailtjes

Eén e-mail levert vaak een stroom aan (e-mail-)reacties op. Dus: hoe minder jij mailt, hoe minder mails je zult ontvangen.

Geef zelf het goede voorbeeld

Formuleer je berichten kort en bondig, beperk je zo veel mogelijk tot 1 onderwerp per e-mail en maak –met mate- gebruik van vette en onderstreepte woorden om duidelijkheid te creëren.

 

3. Klimaat

Ook een werkplek met oncomfortabel klimaat, kan stress veroorzaken. Je bent snel afgeleid van je werk doordat de ventilatie niet goed werkt, doordat je op de tocht zit omdat er ramen open staan, doordat het te benauwd is omdat de ramen juist dicht zijn en er geen airco is of gewoon doordat de ‘normale’ temperatuur op kantoor voor jou te koud of juist te warm is.

Oplossingen

Maak afspraken met collega’s

over het al dan niet openen van ramen, of over het instellen van de temperatuur of het ventilatiesysteem of de airco.

Ruil van werkplek

met een collega die er minder last van heeft.

Verschuif je eigen werkplek

(iets) zodat je niet meer op de tocht zit.

 

4. Deadlines

Sommige mensen vinden het prettig om tegen een deadline aan te zitten. Het geeft hen enorm veel energie om bergen werk te verzetten. Voor anderen werkt een deadline juist verlammend, waardoor er helemaal niets uit hun vingers komt. En dat zorgt dan natuurlijk voor stress.

Oplossing

Zet je eigen deadlines ruim vóór de definitieve deadline

Als jij stress ervaart door naderende deadlines, zet dan je eigen deadline ruim vóór de definitieve deadline. Zo weet je, dat je nog ruim de tijd hebt en dat je het werk –zelfs als er iets tussen komt– op tijd af zult hebben.

 

5. Telefoontjes

Een ‘rinkelende’ telefoon haalt je uit je concentratie: de telefoon eist direct actie om het hinderlijke geluid te stoppen. Als je net met een ingewikkelde taak bezig bent, kost het je daarna veel tijd om opnieuw geconcentreerd te raken. Een taak waarvoor je een half uur hebt gepland en die je –als je er rustig voor kunt zitten– echt wel in een half uur kunt afronden, kan door onderbrekingen zo maar anderhalf uur van je tijd kosten. En dat extra uur, dat had je aan allerlei andere zaken willen besteden. Gevolg: stress!

Oplossingen

Zet stoorzenders uit

Zet je telefoon (en andere stoorzenders) af en toe een half uur of een uur uit, zodat je geconcentreerd kunt werken.

Maak afspraken

Maak eventueel met een collega afspraken om elkaars telefoon af en toe over te nemen.

Ga later naar kantoor

Doe werk waarvoor je echt je concentratie nodig hebt, ’s morgens als eerste als je nog thuis bent (en je mobiel nog uit staat) en ga pas daarna naar kantoor.

 

6. Collega’s

Collega’s die je storen in je werk hebben dezelfde uitwerking als hierboven bij telefoontjes wordt beschreven. Of collega’s die zich niet houden aan gemaakte afspraken en hun bijdrage aan jouw werk niet op tijd of -erger nog- helemaal niet aanleveren (ze zeggen ja maar ze doen nee). En ook hinderlijk gedrag van collega’s zorgt voor stress op de werkplek. Denk maar eens aan collega’s die steeds hun neus ophalen, wiebelen met een been, tikken met een pen, steeds zuchten en steunen…

Oplossingen

Bespreek het

Bespreek wat het gedrag van je collega met je doet en vraag hem/ haar dit aan te passen.

Zoek een andere werkplek

Richt je bureau anders in

Wil je je collega hiermee niet confronteren? Bekijk dan of je je bureau anders kunt inrichten, zodat je storende collega niet steeds in je blikveld zit. Of zet een koptelefoon op waardoor je niet alles hoort, wat er om je heen gebeurt. Zelfs zónder muziek werkt dit al.

 

7. Leidinggevende

Sommige mensen ervaren stress doordat hun leidinggevende (in hun ogen) onredelijke eisen stelt of steeds de prioriteiten wijzigt. Als zij daardoor hun planning moeten omgooien, komen andere werkzaamheden, waarvoor al toezeggingen zijn gedaan, in het gedrang. Ook leidinggevenden voor wie het nooit goed genoeg is of die nooit een complimentje geven, zorgen voor stress bij hun team.

Oplossingen

Zorg voor overzicht

Als je een goed overzicht hebt over je werkzaamheden en deadlines kun je snel inzichtelijk maken wat de gevolgen zijn van veranderende prioriteiten van hogerhand. Zo kan een weloverwogen keuze worden gemaakt over waar jouw inzet voor de organisatie het meest waardevol is.

Wees voorzichtig met toezeggingen over wanneer je werk voor een ander hebt afgerond. Plan dit ruim in, zodat je tijd houdt voor ad-hoc werkzaamheden.

Bied een alternatief

Maak bespreekbaar dat je niet kunt voldoen aan alle eisen die aan je worden gesteld. Bied een alternatief waarin je aangeeft wat voor jou wel haalbaar is.

 

Heb jij andere zaken die bij jou voor stress zogen? Laat me dat dan weten!

 

Werkstress te lijf: 5 tips voor een goede nachtrust

Werkstress te lijf: 5 tips voor een goede nachtrust

Herken je dit? Na een drukke, stressvolle werkdag kom je moe thuis. Na het eten plof je uitgeput op de bank. Je hebt geen puf meer om de deur nog uit te gaan, dus sporten sla je (weer) over. Je pakt de afstandsbediening en begint te zappen en voor je het weet is het laat, tijd om naar bed te gaan. Maar eenmaal in bed kun je de slaap niet vatten en lig je maar te draaien. Je bent onrustig; er spookt van alles door je hoofd wat er die dag allemaal is gebeurd…

Werkstress en slaapproblemen beïnvloeden elkaar over en weer. Dat is de conclusie van een onderzoek waarop arbeidspsycholoog Michelle Van Laethem onlangs promoveerde.

Er wordt al langer aangenomen dat (werk-)stress een belangrijke oorzaak is van slecht slapen. Als je ligt te piekeren, ben je onrustiger en slaap je minder goed, waardoor je minder uitgerust wakker wordt. Uit het onderzoek van Van Laethem blijkt nu dat ook het omgekeerde geldt: een slechte nachtrust kan leiden tot verhoogde werkstress. Een vicieuze cirkel, dus.

Om de kans dat je overdag werkstress ervaart zo veel mogelijk te beperken vind je hieronder

5 Tips voor een goede nachtrust

Zorg na je werk voor positieve afleiding

en geef jezelf de tijd om te herstellen van je (mentale) inspanningen van de dag. Ga bijvoorbeeld sporten (maar niet in de twee uur vlak voordat je gaat slapen), ga mediteren, lezen of muziek luisteren, besteed tijd aan je hobby of spreek af met vrienden.

Zorg voor regelmaat in je slaapritme

Ga op een vaste tijd naar bed en sta op een vaste tijd op, en houd je daar ook in het weekend zoveel mogelijk aan. Zorg verder voor een aangenaam warm bed in een donkere, goed geventileerde slaapkamer.

Liever geen alcohol en cafeïne met mate

Om te voorkomen dat je midden in de nacht wakker wordt omdat je naar de wc moet, is het af te raden ’s avonds veel te drinken. Drink bij voorkeur geen alcohol en kijk ook uit met koffie en zwarte thee.

Alcohol heeft een verdovende werking en alhoewel dat helpt om sneller in slaap te vallen, slaap je er onrustiger van, waardoor je minder uitgerust wakker wordt.

Cafeïne heeft juist een opwekkend effect. Daarvan kun je overdag prima (met mate) gebruik maken om je goed te concentreren, maar de afbraaksnelheid van cafeïne verschilt per persoon en het kan tot wel 12 uur (!) duren voordat het is uitgewerkt. Het kan dus zomaar zijn dat de koffie die jij ’s avonds na het eten drinkt nog ‘werkt’ als je naar bed gaat en je uit je slaap houdt. Ga voor jezelf na hoe lang jij ‘last’ hebt van cafeïne en pas je drinkgewoontes indien nodig aan.

Slaap in ‘blokken’ van 90 minuten

Tijdens onze slaap doorlopen we een aantal slaapcycli: verschillende fases van slaap die volgens een vast patroon verlopen. Zo’n cyclus duurt ongeveer 90 minuten en we voelen ons het meest uitgerust als we wakker worden tussen twee cycli. Voor de meeste volwassenen geldt dat zij na 5 of 6 van die cycli uitgerust zijn, afhankelijk van hun persoonlijke slaapbehoefte. Om ervoor te zorgen dat je op het juiste moment fit wakker wordt, stel je jezelf een aantal vragen: hoe laat wil ik wakker worden? Hoeveel slaap heb ik nodig? Hoeveel slaapcycli zijn dat? Aan de hand van je antwoorden op deze vragen reken je terug hoe laat je het best kunt gaan slapen.

Laat voor het slapen gaan je smartphone, laptop of tablet uit

Het blauwe licht van deze apparaten speelt een belangrijke rol bij de kwaliteit van je slaap. Dat komt doordat de aanmaak van het hormoon melatonine, dat ervoor zorgt dat je in slaap valt, door het blauwe licht van de schermen van deze apparaten juist wordt gestopt. Een extra obstakel dus om goed en snel in slaap te komen. Over televisie kijken vlak voor het slapen gaan verschillen de meningen. De afstand tot de televisie zou de aanmaak van melatonine niet beïnvloeden, maar als je slaapproblemen hebt, lijkt het me verstandig om ‘s avonds op tijd de televisie uit te zetten.

Heb jij nog aanvullende slaaptips? Laat het me weten, ik hoor het graag.

Ik wens je in elk geval een goede nachtrust!

Verhoog je online veiligheid met sterke wachtwoorden

4hangsloten_200Niets is vervelender dan allerlei gedoe dat ‘even’ tussendoor komt omdat het hackers is gelukt zich toegang te verschaffen tot jouw persoonlijke gegevens. Die stress en onzekerheid wil je te allen tijde voorkomen.

We gebruiken wachtwoorden om onze persoonlijke gegevens in de digitale wereld te beschermen. En voor websites, e-mail en betaaldiensten zijn wachtwoorden onmisbaar om je te kunnen identificeren en toegang te krijgen tot je accounts.

Helaas proberen hackers voortdurend toegang te krijgen tot onze gegevens. Daarom is het ontzettend belangrijk sterke wachtwoorden te kiezen. Daarmee beveilig je jezelf zo goed mogelijk tegen inbreuk door kwaadwillenden.

Hieronder vind je 9 tips om je online veiligheid te verhogen: eerst enkele algemene tips en vervolgens hoe je sterke wachtwoorden bedenkt en hoe je ze kunt onthouden.

Algemeen

Eerst 4 algemene tips:

  1. Gebruik een apart wachtwoord voor elk account
    Zo voorkom je dat iemand die van één van je accounts het wachtwoorden heeft achterhaald, daarmee ook toegang kan krijgen tot je gegevens van al je andere accounts.
  2. Gebruik geen persoonlijke gegevens of ‘gewone’ woorden als wachtwoord
    Afraders zijn namen (je eigen, die van je vader, moeder, zoon of dochter, die van je partner, je huisdier of je favoriete band). Gebruik ook liever geen gemakkelijke rijtjes als 123456, ABCDEFG, qwerty, plmokn. Ook ‘gewone’ woorden die in het woordenboek staan zijn door hackers snel te kraken.
  3. Houd je wachtwoorden geheim
    De sleutel van je huis laat je toch ook niet in de voordeur zitten? Laat daarom ook geen briefjes met wachtwoorden rondslingeren en sla je wachtwoorden niet op in een bestand op je computer dat je ‘wachtwoorden.docx’ (of iets dergelijks) noemt.
  4. Verander je wachtwoorden regelmatig

Sterk wachtwoord bedenken

Hoe sterker een wachtwoord, hoe moeilijker het is te kraken door hackers. Maar wat maakt een wachtwoord nu sterk?

  1. Het aantal karakters van een wachtwoord bepaalt mede hoe sterk het is
    Doorgaans geldt: uit hoe meer karakters een wachtwoord bestaat, hoe veiliger het is. Voor de meeste wachtwoorden moet je minimaal 8 karakters gebruiken.
  2. Maak in je wachtwoorden gebruik van letters, cijfers en leestekens en gebruik ook hoofdletters
    Hierdoor vergroot je het aantal mogelijke combinaties voor je wachtwoord, waardoor het moeilijker te kraken is. Je kunt in je wachtwoord bepaalde letters vervangen door cijfers:
    o → 0
    i → 1
    z → 2
    e → 3
    u → 4
    s → 5
    g → 6
    y → 7
    x → 8
    p → 9

Sterk wachtwoord onthouden

Het kan knap lastig zijn je sterke wachtwoorden te onthouden. Gelukkig zijn er verschillende trucs om ze te onthouden. Hieronder vind je er drie.

  1. Bedenk een wachtwoordzin
    Dit kan de titel van een boek zijn, een mooie quote uit een film of zomaar een zin die jij gemakkelijk kunt onthouden. Soms kun je een hele zin als wachtwoord gebruiken maar het zal ook voorkomen dat er een maximum gesteld is aan het aantal karakters van een wachtwoord. Dan kun je bijvoorbeeld de eerste 2 letters van elk woord gebruiken. De zin ‘Mijn eerste goudvis heette Flipje!’ wordt dan bijvoorbeeld M1eeg0H3Fl!
  2. Je kunt ook kiezen voor een vast toetsenbordpatroon
    Vorm bijvoorbeeld een V op je toetsenbord. Beginnend vanaf de 4 wordt dat bijvoorbeeld: 4rFvBhU* of $rfVBhu8
  3. Gebruik een wachtwoordenmanager
    Een wachtwoordmanager is een programma dat je op je computer installeert. Het is een soort kluis waarin jij al je wachtwoorden invoert. Je hoeft alleen je ‘moederwachtwoord’ voor dit programma te onthouden en krijgt zo toegang tot al je andere wachtwoorden.
    Voorbeelden van veelgebruikte wachtwoordmanagers zijn:
    1Password (https://1password.com/)
    Lastpass (https://www.lastpass.com/nl)
    Keepass (http://keepass.info/) en
    Dashlane (https://www.dashlane.com/) 
    Een nadeel hiervan is, dat ze niet allemaal gratis op meerdere apparaten te gebruiken zijn.