3 ‘Mooie’ manieren om je productiviteit te verprutsen
Het draait op de werkvloer steeds meer om het behalen van een zo hoog mogelijke productiviteit (de verhouding tussen het resultaat dat je behaalt en de inspanningen die je verricht om dat resultaat te bereiken). Meer doen in minder tijd is steeds vaker het credo van bedrijven en organisaties.
De werkdruk die wordt ervaren neemt daardoor echter toe en er wordt steeds meer gehaast gewerkt om maar zo veel mogelijk werk gedaan te krijgen.
Slechte werkgewoontes sluipen zo vaak ongemerkt je werkdagen in. Ze zorgen ervoor dat de resultaten die je bereikt juist ondermaats blijven, terwijl je toch echt enorm hard werkt.
Hieronder benoem ik 3 manieren waarop je je productiviteit kunt verprutsen. Ik heb ze voor je uitgewerkt, zodat jij je ervan bewust wordt en je niet (meer) in die valkuilen stapt.
1. Je dag beginnen met e-mail
Met stip op nummer 1.
Begin jij je werkdagen met het openen van je mailbox? Bedenk je eens wat er gebeurt zodra jij je mailbox opent. Je mailprogramma gaat enthousiast aan de gang om allemaal nieuwe berichtjes voor je op te halen. “Wauw, 36 nieuwe berichten, wat ben ik belangrijk!” denkt je HULPVAARDIGE IK, terwijl die enthousiast aan de slag gaat met het lezen en afhandelen van de bovenste berichten.
- je herschrijft een alinea in een verslag omdat je leidinggevende je dat vraagt;
- je helpt collega A door haar de notulen van het laatste overleg te mailen (die zij niet meer kon vinden);
- je geeft aan leverancier X voor de zoveelste keer de specificatie van de opdracht door (die hij niet meer in hun ‘systeem’ terug kon vinden);
- je wijzigt de datum van een gepland overleg (omdat er een dubbele afspraak was gemaakt).
Voor je het weet is de ochtend meer dan half voorbij en ben je nog niet toegekomen aan je eigen werk. De moed zakt je in de schoenen; hoe moet je nu je werk nog gedaan krijgen? Het voelt al als een verloren race.
Deze negatieve mindset kan je zomaar de hele dag achtervolgen, waardoor er nog maar weinig werk uit je handen komt.
Je hebt je productiviteit verprutst.
2. Je dag beginnen zonder plan
Begin jij je werkdagen zonder planning? Dan herken je je vast ook hierin:
- het maakt dat je zaken vergeet, want er zijn zo veel dingen die NU je aandacht vragen;
- het zorgt voor het ontbreken van focus op wat je moet doen om je afspraken na te komen, om aan je projecten te werken en je deadlines te halen.
- het is als zeilen zonder bestemming. Je dobbert doelloos rond en waait met de wind mee. Je houdt je bezig met wat anderen van je willen of met wat je je herinnert dat je moet doen of met wat je het leukst vindt om te doen…
Zolang je geen verplichtingen en afspraken hebt, is dit geen probleem. Maar helaas hangt je werkzame leven aan elkaar van verplichtingen en afspraken (waarschijnlijk van véél verplichtingen en véél afspraken). En het werken zonder planning brengt het goed afronden van je projecten en het halen van je deadlines in gevaar.
Je hebt je productiviteit verprutst.
3. Je (laten) onderbreken
Je leeft in de mobiele tijd en je vindt dat je continue bereikbaar moet zijn: voor je leidinggevende, voor je collega’s, voor je medewerkers, voor je klanten, voor je leveranciers… Je controleert dan ook elke 5 minuten je mail, je appjes en sms’jes, want je moet snel reageren. Dat wordt nu eenmaal van je verwacht. Zo handel je de hele dag door al die inkomende berichtjes en telefoontjes direct af en je voelt je heerlijk productief.
Het is alleen wel jammer dat je niet meer toekomt aan je concentratiewerk. Eens echt goed nadenken over de beste aanpak van een project, of over het oplossen van een probleem, dat schiet er de laatste tijd steeds bij in. En je baalt van de opmerkingen die je krijgt dat de kwaliteit van je werk beneden peil is en dat je tijdens je werkdagen meer werk gedaan hoort te krijgen. Maar dat lukt je alleen als je werk mee naar huis neemt of gaat overwerken.
Je hebt je productiviteit verprutst.
In tegenstelling tot wat je van me gewend bent, raad ik je aan bovenstaande tips nu eens NIET te volgen.
Er zijn natuurlijk veel meer manieren om je productiviteit te ondermijnen.
Op welke manieren verpruts jij je productiviteit? Laat het me weten.
