Werkstress: 7 oorzaken mét oplossingen
Ervaar jij stress op je werk? En zo ja, ervaar je dat dan als positief of als negatief?
Zolang drukke en rustige tijden elkaar afwisselen, vinden de meeste mensen het wel prettig om stress te ervaren: die spanning geeft hen het gevoel dat ze leven.
Het is dan ook goed om af en toe korte tijd stress te ervaren. Dat zorgt namelijk voor een adrenalinestoot en die maakt je alert en zorgt ervoor dat je beter kunt focussen op je werk.
Stress wordt echter een probleem, als je dag in dag uit onder spanning staat en je niet bij machte bent om die situatie te veranderen. Langdurig stress ervaren is ongezond, want het zorgt voor verminderd werkplezier, het tast je energiereserves aan, het leidt tot verminderde concentratie, tot vergeetachtigheid en tot tal van lichamelijke klachten.
Het is dus belangrijk tussen kortdurende en langdurige stress de juiste balans te vinden en te behouden.
Als ik mijn klanten vraag waardoor zij werkstress ervaren, is er een aantal antwoorden dat ik steeds weer hoor.
Hieronder deel ik er 7 met je, mét mogelijke oplossingen.
1. Werkdruk
Veel mensen ervaren werkdruk door de eisen die er in hun werk aan hen worden gesteld en dat zorgt voor stress. Ze werken onder tijdsdruk doordat er te veel werk moet worden verricht, doordat de kwaliteit die moet worden geleverd voor hen te hoog is of doordat onduidelijk is wat er precies van hen wordt verwacht.
Oplossingen
Te veel werk hebben, is een vaag begrip
Om echt helder te krijgen waaraan jij je tijd besteedt, raad ik je aan om enkele weken (!) nauwkeurig een logboek bij te houden van je tijdsbesteding.
Analyseer de uitkomsten goed; het zorgt voor inzicht: besteed je wel voldoende tijd aan de prioriteiten in je werk en wat zijn je meest tijdrovende taken? Dit inzicht kun je gebruiken om je werk voortaan beter te plannen en om bewustere beslissingen te nemen over je tijdsbesteding. En natuurlijk kun je het ook gebruiken om jouw gevoelens van werkdruk bespreekbaar te maken binnen je organisatie.
Overwerken
Veel mensen vinden af en toe overwerken om hun werk af te krijgen geen probleem. Zolang overwerken maar niet structureel wordt, zolang het niet ten koste gaat van belangrijke privéafspraken en het hen niet verplicht wordt.
Trek aan de bel als overwerken structureel dreigt te worden.
Helder inzicht krijgen in verwachtingen
Het is ontzettend vervelend als je veel van je schaarse tijd aan een taak hebt besteed, om er vervolgens achter te komen dat er sprake is van een misverstand waardoor je het verkeerde hebt gedaan.
En je dus opnieuw aan de slag moet….
En het werk ‘gisteren’ klaar moet zijn….
Zorg er altijd voor dat het je duidelijk is wat er precies van je wordt verwacht: hoe concreter, hoe beter. Wanneer is degene voor wie je het werk uitvoert tevreden? Aan welke eisen of voorwaarden moet je werk voldoen? Hoe ziet dat eruit?
Zodra je hierover duidelijkheid hebt, kun je bepalen of -en zo ja hoe en wanneer- je dit kunt realiseren.
Nee zeggen tegen bepaalde werkzaamheden of collega’s
Dat betekent dat je hen teleur gaat stellen in hun verwachtingen van jou. Mensen teleur stellen is niet leuk, want we willen graag dat anderen positief over ons denken. Dat is goed voor ons zelfbeeld. Maar je eigen grenzen aangeven, opkomen voor je eigen belangen is óók goed voor je zelfbeeld. Vraag je eens af hoe erg het écht is, dat je niet (meer) aan de irreële verwachtingen van anderen voldoet…
2. E-mail
Ook de grote aantallen mails die dagelijks worden ontvangen, waaronder veel CC’s, zorgen voor veel stress. Het wordt als lastig ervaren de keuze te maken wat als eerste aandacht moet krijgen. Daarnaast leidt onduidelijk of ingewikkeld taalgebruik tot veel stress. Het wordt als heel vervelend ervaren als niet duidelijk is wat er wordt bedoeld of verwacht en er grote lappen tekst moeten worden doorgeploegd om de kern van een boodschap te achterhalen.
Oplossingen
Verstuur zelf minder mailtjes
Eén e-mail levert vaak een stroom aan (e-mail-)reacties op. Dus: hoe minder jij mailt, hoe minder mails je zult ontvangen.
Geef zelf het goede voorbeeld
Formuleer je berichten kort en bondig, beperk je zo veel mogelijk tot 1 onderwerp per e-mail en maak –met mate- gebruik van vette en onderstreepte woorden om duidelijkheid te creëren.
3. Klimaat
Ook een werkplek met oncomfortabel klimaat, kan stress veroorzaken. Je bent snel afgeleid van je werk doordat de ventilatie niet goed werkt, doordat je op de tocht zit omdat er ramen open staan, doordat het te benauwd is omdat de ramen juist dicht zijn en er geen airco is of gewoon doordat de ‘normale’ temperatuur op kantoor voor jou te koud of juist te warm is.
Oplossingen
Maak afspraken met collega’s
over het al dan niet openen van ramen, of over het instellen van de temperatuur of het ventilatiesysteem of de airco.
Ruil van werkplek
met een collega die er minder last van heeft.
Verschuif je eigen werkplek
(iets) zodat je niet meer op de tocht zit.
4. Deadlines
Sommige mensen vinden het prettig om tegen een deadline aan te zitten. Het geeft hen enorm veel energie om bergen werk te verzetten. Voor anderen werkt een deadline juist verlammend, waardoor er helemaal niets uit hun vingers komt. En dat zorgt dan natuurlijk voor stress.
Oplossing
Zet je eigen deadlines ruim vóór de definitieve deadline
Als jij stress ervaart door naderende deadlines, zet dan je eigen deadline ruim vóór de definitieve deadline. Zo weet je, dat je nog ruim de tijd hebt en dat je het werk –zelfs als er iets tussen komt– op tijd af zult hebben.
5. Telefoontjes
Een ‘rinkelende’ telefoon haalt je uit je concentratie: de telefoon eist direct actie om het hinderlijke geluid te stoppen. Als je net met een ingewikkelde taak bezig bent, kost het je daarna veel tijd om opnieuw geconcentreerd te raken. Een taak waarvoor je een half uur hebt gepland en die je –als je er rustig voor kunt zitten– echt wel in een half uur kunt afronden, kan door onderbrekingen zo maar anderhalf uur van je tijd kosten. En dat extra uur, dat had je aan allerlei andere zaken willen besteden. Gevolg: stress!
Oplossingen
Zet stoorzenders uit
Zet je telefoon (en andere stoorzenders) af en toe een half uur of een uur uit, zodat je geconcentreerd kunt werken.
Maak afspraken
Maak eventueel met een collega afspraken om elkaars telefoon af en toe over te nemen.
Ga later naar kantoor
Doe werk waarvoor je echt je concentratie nodig hebt, ’s morgens als eerste als je nog thuis bent (en je mobiel nog uit staat) en ga pas daarna naar kantoor.
6. Collega’s
Collega’s die je storen in je werk hebben dezelfde uitwerking als hierboven bij telefoontjes wordt beschreven. Of collega’s die zich niet houden aan gemaakte afspraken en hun bijdrage aan jouw werk niet op tijd of -erger nog- helemaal niet aanleveren (ze zeggen ja maar ze doen nee). En ook hinderlijk gedrag van collega’s zorgt voor stress op de werkplek. Denk maar eens aan collega’s die steeds hun neus ophalen, wiebelen met een been, tikken met een pen, steeds zuchten en steunen…
Oplossingen
Bespreek het
Bespreek wat het gedrag van je collega met je doet en vraag hem/ haar dit aan te passen.
Zoek een andere werkplek
Richt je bureau anders in
Wil je je collega hiermee niet confronteren? Bekijk dan of je je bureau anders kunt inrichten, zodat je storende collega niet steeds in je blikveld zit. Of zet een koptelefoon op waardoor je niet alles hoort, wat er om je heen gebeurt. Zelfs zónder muziek werkt dit al.
7. Leidinggevende
Sommige mensen ervaren stress doordat hun leidinggevende (in hun ogen) onredelijke eisen stelt of steeds de prioriteiten wijzigt. Als zij daardoor hun planning moeten omgooien, komen andere werkzaamheden, waarvoor al toezeggingen zijn gedaan, in het gedrang. Ook leidinggevenden voor wie het nooit goed genoeg is of die nooit een complimentje geven, zorgen voor stress bij hun team.
Oplossingen
Zorg voor overzicht
Als je een goed overzicht hebt over je werkzaamheden en deadlines kun je snel inzichtelijk maken wat de gevolgen zijn van veranderende prioriteiten van hogerhand. Zo kan een weloverwogen keuze worden gemaakt over waar jouw inzet voor de organisatie het meest waardevol is.
Wees voorzichtig met toezeggingen over wanneer je werk voor een ander hebt afgerond. Plan dit ruim in, zodat je tijd houdt voor ad-hoc werkzaamheden.
Bied een alternatief
Maak bespreekbaar dat je niet kunt voldoen aan alle eisen die aan je worden gesteld. Bied een alternatief waarin je aangeeft wat voor jou wel haalbaar is.
Heb jij andere zaken die bij jou voor stress zogen? Laat me dat dan weten!
