Tijdens mijn trainingen en workshops vraag ik altijd naar de grootste tijdlekkages van de deelnemers. Waar lekt hun tijd gedurende de werkdag ongemerkt weg?

Al jaren is het meest gehoorde antwoord: de waan van de dag. Aan het begin van de dag vol goede moed beginnen met allerlei plannen van wat er gedaan moet worden en er aan het eind van de dag gedesillusioneerd achter komen dat het (weer) niet is gelukt. 

De waan van de dag kan zich in allerlei gedaantes aan je voordoen.

Je werkt aan een belangrijk project. Je schiet mooi op, totdat je informatie op het internet moet opzoeken… Je googelt de informatie die je nodig hebt bij elkaar, maar je komt nog veel meer interessants tegen. Je klikt op een link hier, je bekijkt een website daar en zo raak je verstrik in het wereldwijde web. Pas na een hele tijd realiseer je je dat je niet meer met je project bezig bent en dat je je tijd weer eens hebt verlummeld…

Of:

Je bent bezig met het plannen van een vergadering over een project waaraan je werkt, als er een nieuwe mail binnenkomt waarvan het onderwerp je triggert. Je besluit snel even te lezen waarover het precies gaat. Voor je er erg in hebt, is er veel tijd verstreken waarin je wel hebt gereageerd op een heleboel nieuwe mails, maar je vergadering is nog steeds niet gepland…

Dat wil je anders doen.

En het kan ook anders.

Een handig hulpmiddel om je tijdsbesteding beter onder controle te houden is de pomodorotechniek.

In de jaren 80 van de vorige eeuw werd deze techniek ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker om zijn tijd in kleine stukjes te verdelen, zodat hij zich optimaal op zijn studie kon richten. De kookwekker die Francesco hiervoor gebruikte, had de vorm van een tomaat (pomodoro in het Italiaans). Daarom wordt deze techniek de ‘pomodorotechniek’ genoemd.

De pomodorotechniek werkt als volgt:

1.    Bepaal welke taak je gaat doen

Kijk op je takenlijst en bepaal wat je vandaag aan het eind van de dag gedaan wilt (moet?) hebben. Kies hiervan één taak uit en zoek een rustige plek op waar je ongestoord kunt werken. Bepaal welke eerste actie je moet uitvoeren om hiermee aan de slag te gaan.

Schakel alle meldingen en andere stoorzenders uit:

• Sluit je e-mailprogramma af.
• Zet het geluid van je telefoon op stil, zodat je je niet laat afleiden door de bliepjes en piepjes van de berichtjes die je ontvangt.
• Doe oortjes in of zet een koptelefoon op als je weet dat er ook anderen in de buurt van jouw werkplek aan het werk zijn. Zo raak je minder snel afgeleid door hun gesprekken. Een koptelefoon is sowieso een extra belemmering voor mensen om je te storen.

2.    Zet een kookwekker op 25 minuten en ga aan de slag

(je kunt natuurlijk ook het alarm van je telefoon gebruiken).

Voor sommige mensen werkt het ‘dreigende’ tikken van een kookwekker als extra stimulans, waardoor ze beter de vaart er in kunnen houden en hun concentratie verbetert. Anderen raken alleen maar afgeleid door het constante getik.

Experimenteer hiermee en bepaal voor jezelf wat voor jou het prettigs werkt.

3.    Werk gedurende 25 minuten uitsluitend aan de taak die je jezelf hebt gegeven

Laat je niet afleiden van je werk. Open op je computer alleen de documenten die je nodig hebt voor je taak. Heb je voor het uitvoeren van je taak informatie nodig uit je e-mail? Sluit dan -voordat je aan je taak begint- het verzenden/ ontvangen van e-mail tijdelijk af (en zet dit weer aan zodra je klaar bent met je pomodoro’s!).

4.    Stop zodra de wekker gaat

Neem een pauze van 5 minuten en drink wat koffie, thee of water of eet een stuk fruit en strek je benen.

5.    Bepaal na 5 minuten of je verder wilt (moet?) gaan met je taak

Als dat zo is, begin je weer bij punt 1.

Nadat je vier keer 25 minuten aan een taak hebt besteedt, gun je jezelf een langere pauze. Ga uit van een kwartier tot een half uur.

Om deze techniek optimaal voor jou te laten werken kun je ook experimenteren met de tijden uit de pomodoromethode. Ga hiermee door totdat je de tijden hebt gevonden die voor jou het beste werken.

Om meer uit je werkdag te halen, is het toepassen van de pomodorotechniek een superhandig hulpmiddel. Ten eerste dwingt het je om na te denken over je belangrijkste bezigheden en daarnaast helpt het je om daaraan meer geconcentreerd te werken, waardoor je minder fouten maakt en meer werk gedaan krijgt.