Snelle, gemakkelijke tip voor beter timemanagement

Herken je dat? Je komt ’s morgens op je werkplek, je zet je computer aan, pakt een bakje koffie of thee en als je weer op je werkplek bent, is je computer opgestart. Je gaat aan je bureau zitten, opent Outlook en je ziet een hele reeks nieuwe e-mails je inbox instromen.

Vlug scan je de nieuwe mailtjes en je gaat ermee aan het werk. De tijd vliegt, want voor je het weet is er een uur verstreken waarin je heel druk bezig bent geweest, maar je kunt niet eens precies navertellen waarmee. Ja, je hebt je binnengekomen mails gelezen en beantwoord en daarmee vooral anderen erg blij gemaakt…

Jouw plannen

Dan vraag je je af wat je je ook al weer had voorgenomen om te gaan doen, vandaag. Je werpt een blik in je agenda en ziet daar een vervelende klus staan (denk aan uitzoekwerk, administratie, een lastig project). Pff, daarvoor heb je nu echt geen energie meer en je inspiratie is ook al ver te zoeken. Eerst nog maar een bakje koffie of thee en dan even iets leuks doen; want dat heb je wel verdiend na al die mails die je al hebt weggewerkt…

Werk blijft liggen

En zo komt het dat die vervelende klus maar blijft liggen, terwijl je toch echt met jezelf had afgesproken dat je die nu eindelijk eens zou oppakken. Je maakt jezelf wijs dat je er geen tijd voor hebt gehad, dat er belangrijkere dingen te doen waren, dat het je morgen wel zal lukken…

Van productiviteitsvalkuil naar goed timemanagement

Het is – ook voor mij – heel herkenbaar. Ik herken deze productiviteitsvalkuil, ik ben er zelf ook meerdere keren in gevallen. Maar ik heb er een oplossing voor gevonden. Tegenwoordig pak ik het op een andere manier aan en dat werkt prima. Daarom leer ik het mijn klanten ook. Met als gevolg dat zij meer uit hun werkdagen gaan halen.

Gemakkelijke oplossing

En het goede nieuws is: het is gemakkelijk en het kost je nog geen minuutje tijd. Dat wil jij toch ook?

Ben je benieuwd naar de oplossing?

Begin je werkdag met het openen van je agenda in plaats van je mailbox. Zo krijg je je plannen voor de dag meteen op je netvlies, het zorgt voor focus op je belangrijkste taken. Door te werken vanuit je agenda overkomt het je niet meer dat je belangrijke zaken vergeet te doen.

Mails beantwoorden kan later op de dag ook wel, als jij je eerste mijlpaal van de dag al hebt bereikt en je wat minder energie hebt.

Automatisch instellen in Outlook

Ik beloofde je dat het gemakkelijk was. Daarom lees je hieronder hoe je dit ‘automatisch’ kunt instellen in Outlook, zodat je er niet elke ochtend zelf aan hoeft te denken. Je stelt Outlook namelijk zodanig in, dat bij het opstarten ervan je agenda wordt geopend in plaats van je inbox. Je doet dit als volgt:

• Ga in Outlook naar het tabblad [Bestand]
• Kies voor [Opties]
• Klik op [Geavanceerd]
• En klik onder [Outlook starten en afsluiten] op [Bladeren…]
• Kies nu je [Agenda]
• En klik op [OK]
• Geef onderaan nogmaals [OK]

De volgende keer dat je Outlook opstart, opent je agenda automatisch.

Nu alleen je agenda nog vullen met je afspraken en belangrijkste werkzaamheden J.

Ik wens je veel werkplezier!