Onderbrekingen de baas: 17 tips

Ze zijn op veel brievenbussen te vinden: nee nee of nee ja stickers.

Deze stickers vertellen de postbezorger dat bewoners wel of geen prijs stellen op het ontvangen van ongeadresseerd reclamedrukwerk of huis-aan-huisbladen.

Door deze sticker te gebruiken, houd jij controle over de hoeveelheid papier die ongevraagd je huis binnen komt, papieren waarmee je vervolgens ‘iets moet’, waarover je beslissingen moet nemen, zucht! De nee ja of nee nee sticker zorgt ervoor dat dit binnen voor jou acceptabele perken blijft, waardoor jij thuis grip houdt op je tijdsbesteding (en je hoeveelheid oud papier ;-).

Op de meeste werkplekken gaat het er heel anders aan toe.

Daar hebben we deze handige stickers niet en verliezen we voortdurend grip op het werk en op de tijd doordat we ons laten onderbreken. Door e-mails en telefoontjes die belangrijk lijken, doordat we nieuwsgierig zijn naar de inhoud van sms’jes en appjes en naar wat er op social media gebeurt. En niet te vergeten door collega’s die zomaar langs komen en hun problemen bij ons (proberen te) droppen.

Wat doen onderbrekingen met je?

Elke onderbreking verstoort je concentratie, haalt je uit het werk waarmee je op dat moment bezig bent, uit je ‘flow’, uit je gedachtestroom. Ideeën die zich in je hoofd aan het ontwikkelen zijn, verdwijnen als sneeuw voor de zon en komen misschien nooit terug.

Gemiddeld hebben mensen na elke onderbreking enkele minuten tijd nodig om zich weer op hun werk te richten en het duur tot wel 20 minuten voordat ze weer in die flow zitten en weer echt productief zijn.

Onderbrekingen kosten dus heel veel tijd en horen daarom tot de belangrijkste kantoorergernissen…

Maar onderbrekingen horen er ook gewoon bij. Het is bijna niet te voorkomen dat je gestoord wordt als je aan het werk bent. Toch kun je het jezelf wel gemakkelijker maken door slim om te gaan met die onderbrekingen.

Omgaan met onderbrekingen?

Allereerst enkele tips om beter om te gaan met onderbrekingen:

Ga staan, zodra iemand je op je werkplek stoort. Zo geef je een signaal af dat je niet onbeperkt de tijd hebt voor praatjes, waardoor de ‘stoorzender’ eerder tot de kern van zijn of haar vraag zal komen.

Geef meteen aan dat je tijd op dit moment beperkt is, dat je nu maar x minuten de tijd hebt. Je dwingt de ander daardoor om kort en bondig te zijn.

Vraag of het ook op een ander moment kan en doe daarbij een voorstel: “Kan het wachten tot vanmiddag 2 uur?”

Maak ook je eigen punten bespreekbaar. Als je toch door iemand wordt onderbroken, maak dan van de gelegenheid gebruik om ook de zaken aan te kaarten die jij nog met deze persoon te bespreken hebt.

Ben jij de juiste persoon om het probleem op te lossen? Wees duidelijk over je eigen taken en verantwoordelijkheden. Neem de tijd om je collega’s te leren zelf (hun) problemen op te lossen. Plan eventueel een nieuwe afspraak voor kennisoverdracht. Dat levert je in de toekomst tijd op.

Onderbrekingen voorkomen?

Voorkomen is beter dan genezen. Hieronder vind je ideeën om onderbrekingen te voorkomen:

Zet alle digitale meldingen uit. Laat je niet afleiden door ballonnetjes, envelopjes, bewegende handjes en ringtones van je e-mail, telefoon en social media. Zo verklein je de kans dat je tijdens concentratiewerk in de verleiding komt om ‘snel even’ iets anders te gaan doen. Je nieuw binnengekomen berichtjes check je pas nadat je een concentratieklus hebt afgerond.

Werk jij met 2 computerschermen, waarbij je je mailprogramma (of een andere ‘stoorzender’) altijd in 1 scherm geopend hebt? Zet dit dan uit tijdens concentratiewerk.

Plan dagelijks (vaste) momenten waarop je juist wél je volle aandacht aan je e-mails besteedt. 2 – 3 Keer per dag een half uur tijd hiervoor reserveren is veel productiever dan elk nieuwe berichtje meteen te checken. En als dat voor jouw werk beter is, reserveer je natuurlijk langere periodes om je mails te verwerken.

Plan je werkzaamheden realistisch en doe geen toezeggingen die je niet kunt waarmaken. Dit voorkomt veel controlevragen: ‘Je zou me dat overzicht toch uiterlijk gisteren mailen? Ik heb het nog niet ontvangen, wanneer krijg ik het van je?’.

Sluit de deur van je kantoor als dat mogelijk is. De drempel om iemand te storen is hoger als de deur van een kantoor is gesloten. Vertel je collega’s dat een dichte deur betekent, dat je niet gestoord wilt worden. Werk je in een kantoortuin, zoek/ reserveer dan voor je concentratiewerk een stiltewerkplek.

De inrichting van je werkplek is van invloed op de mate waarin je toegankelijk lijkt voor collega’s die langs lopen. Kijk jij vanaf je werkplek je langslopende collega’s in het gezicht? Als je tijdens je overpeinzingen opkijkt en daarbij toevallig een passerende collega aankijkt, zal deze eerder de kans grijpen een praatje met je te maken dan wanneer je geen oogcontact maakt. Een bureauopstelling waarbij je met je schouder of je rug naar de deur of het looppad zit, is voor collega’s minder uitnodigend om te komen buurten. Dat komt je focus en concentratie ten goede!

Maak afspraken met je collega’s over momenten waarop je elkaar wel en niet stoort. Iedereen wil zijn of haar werk af krijgen en wordt daarbij gehinderd door onderbrekingen. Bespreek eens met elkaar hoe er wordt gedacht over een dagelijks inloopspreekuur of over het blokken van 1 uur concentratietijd ’s morgens en ’s middags: tijd dat iedereen geconcentreerd aan het werk kan zijn en dat je elkaar niet stoort.

Houd gezamenlijk koffie- of theepauzes. Gebruik die momenten ook om kleine zakelijke vragen aan elkaar te stellen.

Zelf iemand anders onderbreken?

Als jij last hebt van onderbrekingen door anderen, geef dan vooral zelf het goede voorbeeld als jij degene bent die een ander stoort:

Moet het echt NU? Onderbreek een ander nooit zomaar. Vraag je af of het echt nodig is de ander te storen.

Welke manier kies je? Wil je de ander persoonlijk of telefonisch spreken, is het handiger om je vraag via e-mail te stellen? Wees in elk geval kort en duidelijk in je uitleg van wat je wilt bereiken.

Vraag of de ander tijd voor je heeft. Geef kort en bondig aan waarover het gaat en hoeveel tijd je verwacht nodig te hebben. Maak een afspraak als het nu niet schikt.

Maak een periodieke afspraak met mensen met wie je regelmatig werk moet bespreken. Bewaar alle niet-spoedeisende zaken die je met deze personen te bespreken hebt tot die momenten.

Heb jij nog aanvullende tips? Laat het me weten!