Kop-staartbotsingen op de werkplek

Kop-staartbotsingen op de werkplek

Zo’n 2 jaar geleden overkwam het me op weg van een klant naar huis. Ik stond te wachten voor een stoplicht. 4 Auto’s voor mij en een hele rij auto’s achter mij. Het verkeerslicht sprong op groen en ik trok op, net als de auto’s voor mij. Om onduidelijke reden remde de auto voor mij plotseling weer af. En ik dus ook. In een flits zag ik in de achteruitkijkspiegel dat er achter mij niet werd afgeremd…

 

Een harde knal, gekraak, mijn auto werd naar voren geduwd en stond vlak daarna weer stil. Beduusd van wat er net was gebeurd bleef ik even zitten. De man in de auto achter mij stapte uit en liep naar mij toe. Of alles OK met me was? Ja, dat was het gelukkig wel. En met hem ook. Maar met mijn auto ging het minder goed.

Er volgde heel wat geregel: de verzekering inschakelen, naar de garage voor een noodreparatie, enkele dagen wachten totdat een expert de schade kon opnemen. Helaas bleek mijn auto total loss, waardoor ik op zoek moest naar een andere auto.

Dit hele kop-staartgrapje kostte mij uiteindelijk heel veel tijd en energie (en helaas ook geld).

Het kop-staartprobleem op de werkplek

Je zou het misschien niet verwachten, maar ook op veel werkplekken komen kop-staart ‘botsingen’ voor en het zijn tijd-, geld- en energieverslindende monsters.

Ik doel hiermee op de manier waarop bijvoorbeeld vergaderingen vaak worden gepland.
Het ene overleg eindigt om 14.00 uur en het volgende begint om 14.00 uur. Alhoewel deze manier van plannen misschien super efficiënt lijkt, blijkt het dat in de praktijk vaak allesbehalve te zijn. En effectief is het al helemaal niet!

Denk maar eens aan de praktische onmogelijkheid om op 2 plekken tegelijkertijd te zijn.
Bij vergaderingen die op verschillende locaties plaatsvinden, is er geen tijd om van A naar B te gaan en dan ook nog op tijd te zijn.
En vergaderingen waarbij niet iedereen op tijd kan aanschuiven, waarbij wordt gewacht tot iedereen er is of waarbij laatkomers bij binnenkomst worden bijgepraat over wat er tot dan toe is besproken, kosten meer tijd en energie; de focus en concentratie van de groep worden erdoor verstoord.

Daarnaast laat deze manier van plannen geen tijd om het eerste overleg goed af te sluiten, bijvoorbeeld door meteen te verwerken wat er is afgesproken of bereikt en door de acties die de komende tijd genomen moeten worden direct in te plannen, zodat ze niet vergeten worden.

Wie in zijn hoofd nog bezig is met het verwerken van het eerste overleg, zal zich aan het begin van het tweede overleg niet optimaal kunnen focussen. En dat gaat ten koste van zijn of haar bijdrage, net als het gebrek aan voorbereidingstijd voorafgaand aan het tweede overleg.

En wat te denken van de af en toe broodnodige pauze? Vergaderingen zijn vaak energievreters. Je moet je aandacht er steeds bij houden, je wilt je ideeën over het voetlicht brengen en inspelen op wat er gebeurt.
Tussendoor even in de benen zijn, water of een bakje koffie of thee drinken, iets (gezonds) eten om je weer op te laden of gewoon voor een sanitaire stop? Ook dit zijn zaken waarmee rekening gehouden moet worden.

Mijn tip?

Spreek met elkaar af om standaard tussen verschillende vergaderingen een half uur ‘leeg’ (= ongepland) te laten. Gebruik deze tijd om goed af te sluiten, goed voor te bereiden en om te ontspannen.

Het komt de kwaliteit en het resultaat van de vergaderingen alleen maar ten goede.